PRIVACYSTATEMENT STICHTING KOEPELFONDS

Het Koepelfonds ondersteunt maatschappelijke en (sociaal-)culturele activiteiten voor inwoners uit Leidschendam-Voorburg. De gegevens die het Koepelfonds verwerkt vallen onder het bereik van de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het Koepelfonds vraagt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor de beoordeling van de aanvraag. Ook deelt het Koepelfonds de gegevens alleen met anderen als dat voor de behandeling van de aanvraag noodzakelijk is.

De AVG bepaalt dat u toestemming moet geven voor het gebruik van uw persoonsgegevens en dat goed wordt toegelicht waarvoor deze persoonsgegevens gevraagd worden. Daarom wordt op het aanvraagformulier van het Koepelfonds ook gevraagd om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden jaarlijks vernietigd. Uw gegevens worden alleen gebruikt voor het beoordelen van uw aanvraag en alleen zolang bewaard als de wet  voorschrijft.

Welke persoonsgegevens vraagt het Koepelfonds?

Voor een aanvraag om een bijdrage van een organisatie zonder rechtspersoonlijkheid vraagt het Koepelfonds om de naam, (ev.) functie, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van de indiener. Tevens wordt gevraagd om een bankrekeningnummer. Een aanvraag van een organisatie zonder rechtspersoonlijkheid moet worden ondertekend door een tweede persoon als mede-indiener. Van de mede-indiener worden naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres gevraagd.

Voor een aanvraag om een bijdrage van een organisatie met rechtspersoonlijkheid vraagt het Koepelfonds om: de naam, functie, adres, plaats, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon namens de aanvragende organisatie. Voor het beantwoorden van een vraag via het contactformulier vragen we om: uw naam en e-mailadres.

Met welk doel verzamelt het Koepelfonds uw persoonsgegevens?

Het Koepelfonds vraagt u om persoonsgegevens:

 - om een aanvraag voor een bijdrage aan een activiteit te beoordelen, zij het dat in dat geval alleen gegevens m.b.t de contactpersoon van de betreffende organisatie gevraagd worden en het nummer waaronder de organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel;

- om antwoord te geven op een vraag die u aan het Koepelfonds stelt, waarbij alleen sprake is van persoonsgegevens om een antwoord te kunnen geven.

Het Koepelfonds verkoopt geen persoonsgegevens. Ook worden er geen profielen van gebruikers van de website gemaakt. De website bevat alleen de cookies die noodzakelijk zijn voor het technisch functioneren.

Inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens

Als u schriftelijk een verzoek indient bij het bestuur van het Koepelfonds kunt u een overzicht ontvangen van de gegevens die van u bij het Koepelfonds bekend zijn. Daarbij dient u zich te legitimeren. Mocht blijken dat de gegevens gecorrigeerd moeten worden, dan zal deze correctie worden aangebracht en schriftelijk aan u worden bevestigd. Ook kunnen uw gegevens worden verwijderd als u daarom schriftelijk vraagt en zich legitimeert, tenzij wettelijke voorschriften bewaring vereisen. Ook hiervan ontvangt u schriftelijk bericht.

Het Koepelfonds houdt zich aan de geldende belastingwetgeving die bepaalt dat financiële gegevens zeven jaar lang moeten worden bewaard.

Indien u dat wenst, zal ook aan de organisaties die uw gegevens ten behoeve van de verwerking hebben ontvangen, worden gevraagd uw gegevens te verwijderen.

U kunt altijd, als u het gevoel heeft dat dit noodzakelijk is omdat uw rechten of vrijheden onvoldoende zouden worden gewaarborgd, een onderbouwde klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden zolang bewaard als nodig is voor de beoordeling en verwerking van uw aanvraag of uw verzoek om informatie;

De gegevens van afgewezen aanvragen worden maximaal een jaar na ontvangst van de aanvraag vernietigd. Het Koepelfonds bewaart alleen de uitgegane afwijzingsbrieven;

De gegevens van gehonoreerde aanvragen worden bewaard;

Met welke partijen deelt het Koepelfonds persoonsgegevens?

Het Koepelfonds maakt onderscheid tussen het actief gebruiken van uw persoonsgegevens en het hebben van toegang tot uw persoonsgegevens. Er wordt gebruik gemaakt van uw gegevens voor het beoordelen en verwerken van uw aanvraag. Toegang tot uw persoonsgegevens is alleen aan de orde om organisatorische redenen, bijvoorbeeld voor het oplossen van problemen van digitale aard. Persoonsgegevens t.b.v. de beoordeling en verwerking van een aanvraag voor een activiteit worden gebruikt door de secretaris van het Koepelfonds en gedeeld met de overige bestuursleden van het Koepelfonds. Toegang tot de persoonsgegevens hebben:

- de beheerder van de website, Exepta B.V., voor zover relevant voor het oplossen van technische problemen en het in goede staat houden van de website, inclusief de beveiliging;

♓ de Belastingdienst (op diens verzoek).